Sag mir, wo unsere Schreibtische sind


Veröffentlicht am 10 Februar 2014 - Tags:  Meinung  Social Business 

Stefan Bayer  / pixelio.de
Stefan Bayer / pixelio.de
In Anlehnung an den Song "Sag mir, wo die Blumen sind" bzw. dem Original "Where Have All the Flowers Gone" wollen wir alle unseren Frieden finden in den täglichen Schlachten mit E-Mails und der Verteilung von Informationen.
Die Zeiten, wo unser Schlachtfeld der Büro-Arbeit der Schreibtisch, die Aktentasche und ein paar Ordner in Griffweite waren, sind Generationen entfernt. Ja, das hat gute Seiten!
Aber ....

.... wo es früher MEINEN Schreibtisch gab, da wollen wir heute die Vorteile der IT Welt mit dem schnellen Teilen von Informationen nutzen. Schon  - oder noch? - die E-Mail ist dabei eine Herausforderung. Werkzeuge für die Zusammenarbeit von Social Software bis Cloud Speicher versprechen uns Erleichterungen. Ist unser Schreibtisch dann wirklich auf Wolke 7? Und sind wir dann auch noch Herr unseres Schreibtisches und zufrieden?
Nach meiner Erfahrung mit Kunden in der Praxis ist es für viele noch ein langer Weg.

Hatte das Telefon einen durchgehenden Standard, so erleben wir bei der E-Mail durchaus noch Austausch-Probleme, wenn wir mit unterschiedlichen Systemen und Unternehmen kommunizieren. Das Problem der unnötigen Mehrfach-Verteilung durch Kopie-Verteiler und Antwort-Ketten - oft auch mit Anhängen - wollen wir lösen. Cloud und Social Software bieten Lösungen. Abgesehen von Fragen der Sicherheit - Stichwort NSA - stellt sich die Frage nach der Reichweite. Per E-Mail kann ich beliebige Kollegen und Partner bei Lieferanten und Kunden erreichen. Die eindeutige Verbindung von Sender zu Empfänger macht das auch über Unternehmensgrenzen hinweg möglich und kontrollierbar. Bei den Techniken aus der Cloud verliert der Einzelne schnell die Kontrolle, wenn ein größerer Kreis beteiligt ist. Werkzeuge der Social Software von Google, Microsoft, IBM und anderen bieten uns administrative Hilfen. Aber was, wenn meine Partner in anderen Unternehmen andere Tools einsetzen? Bei E-Mail war uns das egal, bei Social Business ist es ein Problem. Damit wir über die Cloud und social zusammenarbeiten können, brauchen wir den gemeinsamen Zugriff auf die Daten und allgemeingültige Standards. Modelle wie IBM Smart Cloud helfen zumindest mit den kostenfreien Gast-Accounts, lösen das Problem der verschiedenen Systeme, die man nutzen muss, aber letztlich nicht.

Wir denken in Ordnern, wie unsere Mütter und Väter. Warum?
Weil wir das fassen können und wollen! Wir denken nicht nur so, viele Software-Produkte funktionieren heute nicht ohne Ordner. Prozesse in Unternehmen basieren inkl. der zertifizierten Arbeitsvorschriften auf Dokumenten und Dateien in Ordner Strukturen. Mitarbeiter in Produktion, Fertigung und Service nutzen und erhalten heute noch vielfach die Unterlagen aus bzw. als Dateien in Ordnern - von Scannern, aus Programmen wie Buchhaltung u.a. -. Ganz Glückliche können Daten als E-Mail bekommen.
Die Struktur von Ordnern können wir uns räumlich vorstellen - wie Büroräume, Schränke und Ordner. Damit lassen sich leicht die Zugangsrechte verbinden. Andere Herangehensweisen eröffnen effizientere Möglichkeiten, die Tools des Social Business zu nutzen. Dazu bedarf es aber eines Umdenkprozesses. Wenn man bedenkt, wie lange es gedauert hat, dass E-Mail auch im letzten Kleinunternehmen angekommen ist, darf man hier getrost mit einer längeren Zeitspanne rechnen. Es wird uns letztlich weiterbringen, denn die Vielfalt der Verschlagwortung mit Tags und neue Freiheiten in der Rechte-Verwaltung ermöglichen dem Einzelnen leichteres Auffinden  und gemeinsames Nutzen von Informationen - ohne Rückfragen bei Experten oder Administratoren -.

Ich denke, unser Schreibtisch ist bereits auf dem Weg, sich mit den anderen Schreibtischen zu Größerem zusammenzuschließen.
Von den Anbietern von Software und  Service fordert diese noch einige Anstrengungen bzgl. Schnittstellen zwischen den Systemen, damit neue Techniken nicht Blütenträume auf gegenseitig abgegrenzten Wiesen bleiben.
Von Anwendern fordert dies Willen zur Teamarbeit und eine neue Kultur des Teilens von Informationen, damit der Satz "Wissen ist Macht" nicht die Bedeutung von Kampf und Verteidigung hat sondern die Basis für die  Erreichung der besten und elegantesten Arbeitsergebnisse ist.

Wo steht Ihr Schreibtisch heute ... und wo morgen?

Ein Beitrag zur Blog-Parade CeBIT Blogparade „Arbeitsplatz der Zukunft“

Ralph Hoepfner Ralph Hoepfner


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