Zusammenarbeit mit Partnern und Kunden

Veröffentlicht am 9 Mai 2014 - Tags:  Social Business  Cloud 

Foto: Helene Souza / pixelio

Viele Prozesse in den Unternehmen benötigen die Zusammenarbeit und den Datenaustausch mit externen Teilnehmern bei Partnern und Kunden. Sei es die Abstimmung mit Zulieferern in der Konstruktion, die Einbindung von Dienstleistern in der Werbung oder auch zur Koordination mit Kunden. Überall müssen nicht nur Informationen, sondern auch Dateien ausgetauscht werden. Dies erfolgt im überwiegenden Fall durch E-Mail. Dateien werden also immer wieder hin und her gesendet. Nicht nur dass dies die Datenstrecken belastet, es ist auch schwer für alle Beteiligten, die Übersicht zu behalten. Eine Alternative könnten Dateiservices im Internet, wie z.B. Dropbox, sein. Nur sind diese Services datenrechtlich bedenklich und für sensible Firmendaten kaum die richtige Stelle. Zumeist unbekannt ist, dass IBM mit dem Service mit dem sperrigen Namen „SmartCloud for Social Business“ (SC4SB) eine ideale Lösung bietet. Und die ist für Viele sogar kostenlos.

Kostenloser Gastzugang bei IBM SmartCloud

IBM SC4SB bietet einen kostenlosen Gastzugang an. Dies ermöglicht es Unternehmen, externe Teilnehmer ohne zusätzliche Kosten an Prozessen mitwirken zu lassen. Das Vorgehen ist denkbar einfach. Möchte man einen Gast einbinden, legt man ihn einfach mit seiner E-Mail-Adresse in seinen Kontakten an. Sollte er schon Nutzer von IBM SC4SB sein, wird dies gleich angezeigt. Ist er es nicht, kann man ihm durch Klick eine Einladung senden. Mit ein paar Klicks erhält der Gast dann den gewünschten Zugang. Dieses Vorgehen bietet gegenüber den bekannten Dateiservices gleich mehrere entscheidende Vorteile.

Wirkliche Zusammenarbeit und Übersicht

Wird eine Datei beispielsweise bei Dropbox abgelegt, können andere diese herunterladen. Gibt es neue Versionen, können diese, entweder als zusätzliche Dateien bei freier Namensgebung wieder abgelegt werden oder die Originaldatei wird überschrieben. Gibt es Anmerkungen oder Kommentare zu den Dateien, können diese nur getrennt, beispielsweise per E-Mail, ausgetauscht werden. Es besteht also kein direkter Bezug zu den Dateien und es obliegt jedem Benutzer, die Übersicht zu behalten. Werden die Dateien aber in IBM SC4SB abgelegt, können nicht nur die Versionen direkt verwaltet, sondern auch Anmerkungen direkt zu den Dateien abgelegt werden. Umfassendere Diskussionen lassen sich ebenfalls an zentraler Stelle unter Einbindung der benötigten Dateien durchführen. Es gibt also eine zentrale Stelle, die alle relevanten Informationen enthält, die darüber hinaus überall erreichbar sind.

Mit Plug-ins/Apps Daten immer im Blick

Für IBM SC4SB sind Plug-ins oder Apps für eine breite Palette von Systemen verfügbar. Mit dem Plug-in für Windows haben die Benutzer alle Dateien gleich im

IBM Connections/Smartcloud-Plug-in für Windows

Windows-Explorer, in der Office-Anwendung oder in Outlook im Zugriff. Die Apps für iPhone/iPad oder Android erlauben auch die mobile Teilnahme an allen Prozessen. Das Plug-in für IBM Notes fügt sich nahtlos in den Client ein. Die Teilnehmer können also die Prozesse einfach in ihre tägliche Arbeit integrieren.

Noch etwas zur Sicherheit

Auch aus Sicherheitsgründen ist dieses Vorgehen dem klassischen E-Mail oder der Ablage bei freizugänglichen Services vorzuziehen. IBM garantiert die Verwaltung der Daten in geschützten Rechenzentren auch auf europäischen Boden. E-Mails sind, sofern sie nicht vom Absender bis zum Empfänger verschlüsselt sind, überall frei abgreifbar. Freie Services wie Dropbox werten die bei ihnen abgelegten Daten zu Werbezwecken aus. Dies mag für den alltäglichen Datenaustausch hinnehmbar sein. Für sensiblere Unternehmensdaten ist es das sicher nicht.
IBM SmartCloud für Social Business ist zwar eine in weiten Teilen der kleineren oder mittleren Unternehmen eher unbekannte, aber eine durchaus empfehlenswerte Lösung für Prozesse, die externe Benutzer einbeziehen müssen, die zudem kostengünstig ist.

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