Briefkasten oder Arbeitsplatz


Veröffentlicht am 4 Oktober 2013 - Tags:  Domino  Mail 

Überlaufender E-Mail-Eingang
Foto:Mr Popular von xJason.Rogersx bei Flickr

Wir alle kämpfen mit der Flut von E-Mail und können doch nicht davon lassen. Mit welchem E-Mail Tool der Einzelne auch arbeitet, einen wesentlichen Teil unserer Entscheidungen treffen wir auf Grundlage von Informationen aus den E-Mails. Wir kommunizieren diese Entscheidungen per E-Mail und dokumentieren diese in den Mail-Files als unsere Ablage.

Die Nutzung von neuen Werkzeugen aus den Social Technologien (Blogs, Wikis, Twitter etc.) hat in den Jahren 2005 bis heute von ca. 10% auf heute über 50% bei den derzeit aktiven Berufstätigen zugenommen. Bei den Berufseinsteigern stehen wir aktuell bei ca. 90%. Und dennoch lebt die E-Mail weiter.

Viele Prozesse in Unternehmen und über die Grenzen des eigenen Unternehmens hinweg sind seit Jahren auf Basis von Mail und Mail-Verteilern organisiert. Die Einbindungen von Mail als Nachrichtenweg in andere Software-Anwendungen, die uns automatisch mit Mails versorgen, erzeugt ebenfalls ein Beharren an dieser Technik. Nicht zuletzt sind wir Anwender es selbst, die durch die gewohnte Hoheit über unsere Mail-Box unser Informations-Kapital für uns erhalten (behalten) wollen. Der Zugriff auf die E-Mail über mobile Geräte, wie Smartphones und Tablets, stärkt dieses Medium weiter. Clients für die E-Mail bekommt man bei diesen Geräten gleich mit und auch für die IT eines Unternehmens ist das heute in den Grundzügen leicht bereitzustellen.

Also machen wir munter weiter mit der Inbox. Es ist ja auch gut nur einen Briefkasten sichten zu müssen.

Die Funktionen machen dann den Unterschied!

Hier einige Beispiele aus dem Vergleich von Notes 9.0 Social Edition von IBM und Outlook 2013 von Microsoft

Sie möchten schnell erkennen, ob genau Sie selbst mit einer Mail angesprochen werden oder einer unter Vielen sind. So sparen Sie Zeit bei der Sichtung der Mails, und ich hoffe, Sie sortieren dann auch gleich. Notes wartet hier mit einer einfachen und wirkungsvollen Markierung durch Ikonen auf. Die Kreissymbole zeigen die Relevanz analog etwa zu Erfüllungsgraden bei Testberichten. Eine solche Funktion finden Sie sonst nicht.

Sie wollen die Unkultur der Antwort an alle mit der gesamten Historie vermeiden und doch im Einzelfall auch mal gezielt anders vorgehen. Während Sie in Outlook nur die Chance haben, die Grundeinstellung für alle Mails zu ändern, können Sie in Notes beim Erstellen einer Antwort aus dem Funktionsmenü direkt die passende Option auswählen. Sie sind schneller und ihre übersichtlicheren Mails an die Empfänger werden besser wahrgenommen.

Sie brauchen auch mal den kurzen Draht? Entscheidungen treffen Sie schneller, wenn Sie einen Kollegen aus dem Mail-Verteiler nur kurz anrufen oder spontan einen Chat mit Kollegen führen können. Hier bietet Ihnen Notes eine Reihe von integrierten Funktionen, die in Outlook so nicht vorhanden sind. In der Inbox von Notes oder einer geöffneten Mail sehen Sie die Verfügbarkeit beliebiger Personen aus dem Verteiler. Und bei Bedarf haben Sie auch gleich Zugriff auf die Visitenkarte. Erfolglose Telefonanrufe können Sie vermeiden. Einen Chat können Sie ohne Wechsel des Clients sofort führen. Wichtig für Ihr Unternehmen: Es muss kein weiterer Client auf Ihrem Rechner installiert und gepflegt werden. Auch fallen keine weiteren Lizenzen für die Funktionen im Client wie im Server an.

Sie arbeiten mit Kollegen an den gleichen Dateien und Dokumenten? In vielen Unternehmen werden noch immer unzählige Versionen einer EXCEL-Tabelle oder eines Text-Dokumentes per Mail von einem zum anderen Benutzer geschickt. Es entsteht erheblicher Speicherbedarf und Unklarheit, welche Version denn die aktuelle ist. Dieses Problem gehen Mircosoft und IBM mit File-Management an - bewusst spreche ich hier noch nicht von Dokumentmanagement im vollen Sinne - . Hier ist es wieder Notes, das eine voll integrierte Datei-Verwaltung mitbringt. Während Sie Sharepoint bei Microsoft gesondert erwerben müssen, ist die entsprechende Connections Files Komponente in der Lizenz enthalten. Auch sind die Funktionen voll im Client von Notes integriert. Dabei wird im Windows-Explorer auch gleich ein Plugin genutzt, sodass Dateien ganz normal, wie in lokalen oder Netz-Laufwerken, benutzt werden können. Der Unterschied zeigt sich besonders bei der Zusammenarbeit mit Kollegen. Ohne zusätzliche Schritte und gleich aus dem Notes Client können Dateien mit anderen geteilt, einem Team zugeordnet oder über Teams gesucht werden.

Ralph Hoepfner Ralph Hoepfner


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